Как сделать так, чтобы система управления времени существовала не в мечтах, а действительно помогала все успевать и быть максимально эффективным?
Я читал много книг по персональной эффективности и управлению временем. На бумаге все выглядело безоблачно. Заводим ежедневник, начинаем работать с рутиной, планировать, приоритезировать.... Но на деле у меня получалось жить по советам книги максимум две недели. Затем я сбивался, начинал винить сам себя, нервничать, и постепенно отказывался от этой затеи.
Долгие 4 года я шел к тому, чтобы действительно научиться управлять своим временем и стабильно улучшать персональную эффективность. И в этой статье я расскажу как.
Самый известный гуру тайм-менеджмента - Дэвид Аллен.Он улыбается со своих бестселлеров своей фирменной улыбкой и как бы намекает нам, читателям, что у него-то получается управлять своим временем, а у нас нет...
Система Дэвида Аллена - Getting Things Done (сокращенно GTD) на первый взгляд проста и понятна. Она завоевала безумную популярность в интернете, а на хабрахабре есть даже тренд с названием GTD.
Согласно Аллену, наш мозг - это как оперативная память. Объем этой оперативной памяти невелик, поэтому мы не можем удерживать в голове одновременно много мыслей и беспокойств.
Поэтому необходима внешняя упорядоченная система, которой мы будем доверять и все те докучающие нас мысли (Дэвид называет их незамкнутыми циклами или рутиной) переносить туда.
Но наш мозг хитрый. Поэтому мы должны постоянно поддерживать его уверенность, что внешняя система функционирует и дела, которые мы в эту систему перенесли, не будут нами просто-напросто выкинуты и забыты!
Система состоит из корзины "Входящие", куда необходимо складывать все то, что нас беспокоит: записанные на бумажке мысли, входящую корреспонденцию, даже мелкие вещи, которые надо починить.
Также в GTD существует список первоочередных действий (те действия, которые необходимо сделать, но у которых нет привязки к конкретному времени), календарь, перечень проектов (у Аллена проект - это некоторая задача, для выполнения которой нужно более одного действия), перечень делегированных действий, а также перечень когда-нибудь/может быть - такая мусорка, куда мы записываем то, что маловероятно в ближайшем будущем сделаем, для того, чтобы наш не знающий покоя мозг успокоился :)
Все эти списки надо регулярно пересматривать. Входящие разбирать один раз в день, первоочередные действия и календарь - при наличии любого свободного времени, делегированные действия - также раз в день, список когда-нибудь/может быть - раз в неделю.
А человеку, который читает книгу Аллена как раз этой самодисциплины не достает!
Это равносильно тому, чтобы подвести ребенка, который не умеет подтягиваться, к турнику, показать гимнастические элементы уровня Олимпийских игр, а потом не объясняя, как этого достичь, уйти, оставив ребенка в недоумении смотреть на турник, до которого он даже дотянуться не может!
Но есть решение!В теории управления есть такое понятие как уровень организационной зрелости.
В организации нельзя просто так взять и внедрить дикие KPI, жесткие правила и требовать при этом от сотрудников приверженности к качеству, когда сотрудники к этому не готовы. А привыкли они к тому, чтобы от них ничего не требовали, отчетности - ноль, управления задачами - ноль, живи и радуйся.
Для того, чтобы действительно поднять менеджмент на высокий уровень, надо шаг за шагом, постепенно провести организацию через последовательные уровни организационной зрелости. Сначала поработать над мотивацией, закрепить результат. Ввести элементарную отчетность, закрепить результат.
Любое развитие - процесс постепенный. И главное - это не спешить. Иначе можно переусердствовать, и организация не выдержит взваленных на нее правил.
То же самое применимо и для персональной эффективности. Существуют различные уровни персональной эффективности. И невозможно просто так взять и сделать вращение на турнике, когда не умеешь подтягиваться.
Идея 1. Для того, чтобы стать по-настоящему эффективным, надо постепенно переходить от одного уровня эффективности к другому.
Как долго необходимо задерживаться на том или ином уровне?
Что из себя должны представлять эти уровни?
Я сделал для себя очень простую и понятную систему для мотивации самого себя.
Простая табличка, в которой слева находится навык, который я хочу внедрить, а справа - ячейки, в которых надо ставить галочку, если за этот день успешно реализовал этот пункт. Вот пример такой таблички:
Такую простую табличку я использую для того, чтобы повысить уровень самодисциплины.
Два года назад я впервые испробовал на себе это изобретение :)
Я составил список навыков, которые хочу внедрить для повышения собственной эффективности и самодисциплины (для постепенного перехода к GTD).
Список получился примерно такой:
1. Соблюдать режим сна.
2. Каждый день заниматься физкультурой.
3. Не переедать.
4. Перед тем, как залезть в интернет, составлять список того, что я хочу там сделать, и не в коем случае не отклоняться от списка.
5. Полное GTD в стиле Дэвида Аллена.
(почему именно такие навыки, я расскажу дальше)
Для внедрения каждого навыка я выделил себе месяц.
Внедрял одновременно от двух до четырех навыков.
Планировал через 2.5 месяца быть эффективным и безумно хорошим собой :)
Как вы, наверное, догадались, провал настиг меня на навыках 4 и 5.
Я долго думал, что помешало мне достичь успеха в этом нелегком деле персональной эффективности.
Вывод следующий.
Даосы говорят: чтобы действительно отточить какое-то движение, надо сделать его как минимум 90 раз. Войдет в привычку оно лишь на 300 раз.
Аналогично и с любым навыком. Для того, чтобы что-то вошло в привычку, надо это действие совершить минимум 90 раз.
Идея 2. Чтобы внедрить какой-либо навык/привычку, надо последовательно выполнять необходимое действие как минимум 90 дней.
Когда я это понял, то стал внедрять каждый навык минимум 90 дней. И не внедрять одновременно более двух навыков.
В итоге для того, чтобы стать по-настоящему эффективным, вам потребуется полтора года тренировок. Но в итоге вы действительно себя зауважаете и станете ответственным, пунктуальным и самодисциплинированным.
Поверьте, это будет лучшая инвестиция в вашей жизни - инвестиция в себя и свое развитие.
Какие все-таки навыки необходимо внедрять в первую очередь?
Я пришел к выводу, что для управления временем главный ресурс - это не время.
Главный ресурс - это энергия и концентрация.
Поясню, что я понимаю под словом энергия.
Энергия - это возможности человека. Это то, как он ощущает себя, то, какой у него на данный момент потенциал для свершений и достижений.
Почему энергия важнее времени спросите вы меня?
Возьмем, к примеру, человека, который очень мало спит. У него остается много времени для того, чтобы выполнить все то, что он задумал. Но энергии для выполнения всех своих грандиозных планов у него не остается!
Продолжение
Комментариев нет:
Отправить комментарий